Wenn Schlüsselverwaltung zur Daueraufgabe wird

In der Immobilienverwaltung entstehen viele Probleme nicht durch die Gebäude selbst, sondern durch den täglichen Umgang mit Zugängen. Hausmeister, Dienstleister, Mieterwechsel, Ablesedienste, Handwerker, Reinigungsfirmen – alle brauchen Zutritt. Und jedes Mal stellt sich dieselbe Frage: Wer hat welchen Schlüssel, wie lange noch und war das eigentlich so gedacht?

Mechanische Schlüssel lassen sich nicht steuern. Sie werden ausgegeben, weitergereicht, kopiert oder vergessen zurückzugeben. Besonders bei größeren Wohnanlagen oder gemischt genutzten Immobilien wächst daraus schnell ein organisatorisches Risiko. Zutritt wird unübersichtlich, Verantwortung verschwimmt und Sicherheit lässt sich nur schwer nachvollziehen.

PU Projektplanung begegnet genau diesen Situationen seit Jahren in der Praxis – nicht theoretisch, sondern im laufenden Betrieb von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Daraus entstand mit KeyRent eine Lösung, die Ordnung schafft, ohne den Alltag komplizierter zu machen.

Torben Park, Geschäftsführer und Projektleiter Hochbau mit Schwerpunkt Bauelemente und Sicherheitstechnik, bringt es auf den Punkt:

„Zutritt muss verwaltbar sein. Nicht erklärungsbedürftig, nicht fehleranfällig – sondern klar.“

Wie KeyRent in der Immobilienverwaltung funktioniert

KeyRent ersetzt den klassischen Schlüssel nicht durch ein neues Objekt, sondern durch einen digitalen Status. Elektronische Zylinder und Vorhängeschlösser arbeiten autark, benötigen weder Stromanschluss noch Internet und werden wie ein herkömmlicher Zylinder eingesetzt. Der Unterschied liegt in der Steuerung.

Berechtigungen werden digital vergeben – zeitlich begrenzt oder dauerhaft. Der Zutritt erfolgt per Smartphone oder Karte. Jede Öffnung kann protokolliert werden. Wer darf wann wohin, ist jederzeit nachvollziehbar.

Verwalter, Objektbetreuer oder externe Dienstleister müssen keine Schlüssel mehr übergeben oder einsammeln. Zutritte können aus dem Büro, aus dem Homeoffice oder mobil verwaltet werden. Änderungen erfolgen in Sekunden, ohne vor Ort zu sein.

Nico Ullrich, Geschäftsführer und Projektleiter Hochbau mit Spezialisierung auf Trockenbau und Akustik, beschreibt den Effekt aus Sicht der Verwaltung so:

„Je weniger Rückfragen es im Alltag gibt, desto besser funktioniert ein Objekt. Zutritt ist dabei ein entscheidender Faktor.“

Ein System für viele Beteiligte – ohne Mehrarbeit

Ein zentraler Vorteil für Immobilienverwalter liegt in der Struktur hinter dem System. Jeder Kunde pflegt seinen eigenen Nutzer- und Dienstleisterstamm. Mitarbeiter von Handwerksfirmen, Hausmeisterdiensten oder Reinigungsunternehmen werden einmal angelegt und können anschließend für mehrere Objekte oder Bereiche berechtigt werden – auch parallel.

Es gibt keine Begrenzung der Anzahl an Personen, die Zutritt erhalten können. Damit entfällt ein klassisches Problem mechanischer Schließanlagen: der Mangel an verfügbaren Schlüsseln. Jeder Berechtigte erhält genau den Zugang, den er benötigt – nicht mehr und nicht weniger.

Das reduziert Abstimmungen, Nachfragen und Improvisation. Verantwortung bleibt klar zugeordnet, auch bei häufig wechselnden Beteiligten.

Langzeitmiete: wirtschaftlich sinnvoll und umlagefähig

Gerade im Immobilienbestand stellt sich häufig die Frage nach den Kosten. KeyRent ist als Mietmodell konzipiert – bewusst. Denn Immobilien sind langlebig, Nutzungen ändern sich, Anforderungen wachsen oder schrumpfen.

Bei Langzeitmieten lassen sich die Kosten in vielen Fällen auf die Nutzungseinheiten umlegen. Oft sprechen wir von wenigen Euro pro Wohnung und Monat. Dafür erhalten Eigentümer und Verwalter ein dauerhaft kontrollierbares Zutrittssystem mit echtem Mehrwert.

Kein Kapitaleinsatz, keine Wartungsverträge, keine Ersatzbeschaffung bei Schlüsselverlust. Änderungen im Nutzerkreis verursachen keine Zusatzkosten. Das System passt sich dem Objekt an, nicht umgekehrt.

PU Projektplanung begleitet dabei nicht nur technisch, sondern organisatorisch – von der Planung über die Installation bis zur Einweisung.

Mehrwert für Eigentümer, Verwalter und Mieter

Digitale Zutrittskontrolle ist kein Selbstzweck. Sie schafft Vertrauen, Klarheit und Verlässlichkeit. Eigentümer wissen, dass Zugänge kontrolliert sind. Verwalter behalten den Überblick. Mieter profitieren von geregelten Abläufen, ohne Einschränkungen im Alltag.

KeyRent wird dort eingesetzt, wo Ordnung wichtiger ist als Show. In Mehrfamilienhäusern, Wohnanlagen, Gewerbeimmobilien, Mischobjekten oder betreuten Einheiten. Immer mit dem Ziel, Verwaltung zu entlasten und Sicherheit nachvollziehbar zu machen.

Torben Park fasst es so zusammen:

„Wenn Zutritt kein Thema mehr ist, läuft Verwaltung leiser – und genau das ist das Ziel.“

Klare nächste Schritte

KeyRent lässt sich flexibel in bestehende Immobilien integrieren. PU Projektplanung unterstützt bei der Bewertung, Planung und Umsetzung – abgestimmt auf Objektgröße, Nutzung und Verwaltungsstruktur.

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